Automatisez vos processus internes avec Zapier !

Qu'est-ce que Zapier ?

Zapier est un outil d'automatisation NoCode qui permet de connecter des milliers d'applications web entre elles. Zapier vous permet de créer des workflows simples comme complexes, que l'on appelle des "Zap", en connectant plusieurs API.

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• Une API (Application Programming Interface) est une interface qui permet à deux applications de communiquer entre elles et d'échanger des données.

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Avec Zapier, vous pouvez créer des scénarios personnalisés qui se déclenchent automatiquement en fonction d'un événement (par exemple, la réception d'un email, la création d'un nouveau contact, la validation d'un formulaire...). Vous pouvez ensuite définir une ou plusieurs actions à réaliser en réponse à cet événement (par exemple, envoyer une notification, ajouter une ligne dans un tableau, créer une facture...).

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Zapier vous permet ainsi d'automatiser vos processus internes sans avoir besoin de coder ni de faire appel à un développeur. Vous pouvez ainsi gagner du temps, réduire les erreurs humaines et optimiser votre efficacité.

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Comment utiliser Zapier ?

Pour utiliser Zapier, il vous suffit de vous inscrire sur le site zapier.com et de choisir le plan qui correspond à vos besoins.

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Zapier propose un niveau gratuit pour découvrir l'outil et des plans payants selon le volume de tâches et les fonctionnalités avancées. Les limites et les prix évoluent : consultez la grille tarifaire officielle de Zapier.

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Une fois inscrit, vous pouvez commencer à créer vos Zaps en suivant ces étapes :

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• Choisissez l'application qui servira de déclencheur à votre Zap. Par exemple, Gmail, Slack, Airtable, Google Sheets...
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• Choisissez l'événement qui déclenchera votre Zap. Par exemple, la réception d'un nouvel email, l'envoi d'un message dans un canal Slack, l'ajout d'une ligne dans un tableau Airtable...
• Testez le déclencheur pour vérifier qu'il fonctionne correctement.
• Choisissez l'application qui servira d'action à votre Zap. Par exemple, Mailchimp, Trello, Dropbox, Google Drive...
• Choisissez l'action que vous voulez réaliser avec cette application. Par exemple, ajouter un contact à une liste Mailchimp, créer une carte Trello, sauvegarder un fichier dans Dropbox...
• Personnalisez les paramètres de l'action en utilisant les données du déclencheur ou en entrant des valeurs manuellement.
• Testez l'action pour vérifier qu'elle fonctionne correctement.
• Nommez et activez votre Zap.

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Vous pouvez ensuite voir le nombre de tâches exécutées par votre Zap et le modifier si besoin. Vous pouvez également ajouter des étapes supplémentaires à votre Zap pour le rendre plus complexe et plus puissant.

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Trois exemples de processus internes à automatiser

Le temps gagné dépend de votre volume : mesurez-le sur quelques semaines, avant et après.

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1. Un nouveau lead arrive dans le CRM

• Déclencheur : un formulaire est validé sur votre site.
• Actions : Zapier crée le contact dans votre CRM, prévient le commercial dans Slack et envoie un email de bienvenue.
• Ce que cela évite : la ressaisie du lead et le risque de le rappeler trop tard.

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2. Une facture part sans ressaisie

• Déclencheur : un devis est validé ou une ligne est ajoutée dans un tableau.
• Actions : Zapier crée la facture dans votre outil, range le fichier dans Google Drive et prévient la personne chargée du suivi.
• Ce que cela évite : les copier-coller entre outils et les oublis de facturation.

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3. L'arrivée d'un salarié est préparée

• Déclencheur : une nouvelle ligne est ajoutée dans le tableau des embauches.
• Actions : Zapier crée une carte Trello avec la liste des tâches, prévient le manager dans Slack et envoie les documents d'accueil par email.
• Ce que cela évite : les relances entre RH et managers, et les accès préparés au dernier moment.

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Quel outil permet d'automatiser des SMS avec Zapier ?

Pour des envois professionnels, Zapier se connecte à un service d'envoi de SMS, comme Twilio. Vous choisissez un déclencheur, puis l'action d'envoi dans ce service. Les SMS les plus simples à automatiser sont les confirmations de rendez-vous, les rappels et les notifications de livraison.

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Automatiser l'import de commandes dans un logiciel de tournées

Zapier peut récupérer une nouvelle commande et l'envoyer vers votre logiciel de tournées, si celui-ci propose une connexion Zapier ou une API. Vérifiez d'abord les champs indispensables : adresse, créneau et contact. Prévoyez aussi une alerte en cas d'échec, pour ne pas perdre une commande.

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Développeur Zapier freelance ou intégrateur ?

Un développeur Zapier freelance convient à quelques Zaps bien délimités. Quand ces automatisations touchent votre CRM, votre ERP ou la facturation, un intégrateur cadre aussi les données, la documentation et le suivi des erreurs.

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Quels sont les avantages de Zapier ?

Zapier présente de nombreux avantages pour les entreprises, les freelances, ou les particuliers qui utilisent plusieurs applications web au quotidien. Voici quelques-uns des bénéfices que vous pouvez tirer de cet outil :

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• Gain de temps : Zapier vous permet d'économiser le temps que vous passez à exécuter des tâches manuelles et répétitives. Au lieu de ressaisir les données d'une application à une autre, ou de vérifier constamment si un événement s'est produit, vous pouvez laisser Zapier s'en charger pour vous.
• Facilité d'intégration : Zapier vous permet de faciliter l'intégration de vos prospects et clients dans votre système. Par exemple, vous pouvez automatiser l'envoi d'un email de bienvenue, l'ajout d'un contact dans votre CRM, la création d'une facture, ou la relance d'un panier abandonné. Vous pouvez ainsi améliorer votre relation client et augmenter vos chances de conversion.
• Optimisation de la productivité : Zapier vous permet d'optimiser votre productivité en vous concentrant sur les tâches à forte valeur ajoutée. Au lieu de perdre du temps et de l'énergie à gérer des opérations fastidieuses ou ennuyeuses, vous pouvez déléguer ces tâches à Zapier et vous focaliser sur ce qui est important pour votre activité. Vous pouvez également profiter des fonctionnalités avancées de Zapier, comme les filtres, les délais, ou les chemins conditionnels, pour créer des workflows encore plus efficaces et adaptés à votre contexte.

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Vos Zaps deviennent ingérables ?

Quand les automatisations se multiplient, plus personne ne sait ce qui tourne ni ce qui casse. Comparez d'abord les options dans notre article sur Zapier, Make, n8n et leurs alternatives, puis découvrez notre méthode pour automatiser vos process métier. Pour reprendre la main sur vos flux, voyez notre offre applications et automatisation ou contactez-nous.